Florence ZALUCKI, 
Votre Assistante Préférée !
Aide administrative dédiée à votre activité
Transcription audio/video
Les bons plans de Flo, Votre Assistante Préférée ! n°3 sont sortis.
La méthode du Journal de bord (ou journal de suivi d’activité) est très utilisée en coaching par les entrepreneurs. Il leur permet de noter au fil des jours les actions faites, les décisions prises, les réflexions, les résultats positifs ou négatifs. C’est assez libérateur : mettre par écrit ce que l’on ressent permet de libérer son esprit. Vous pouvez oublier une information, vous savez que c’est écrit dans le journal de bord. Vous pouvez la retrouver lorsque vous en aurez besoin. Finalement, c’est un peu comme un journal intime.
Ce journal de bord est tout à fait transposable au métier d’assistante.
Pourquoi ? En écrivant très régulièrement, vous constituez une sorte de base de données, vous évitez de refaire les mêmes erreurs, vous prenez les bonnes décisions et donc, vous augmentez votre productivité.
Le choix du support
C’est comme vous le souhaitez : un carnet, un support informatique (Excel/Word), une application smartphone (notes, dictaphone) Choisissez le support avec lequel vous êtes le plus à l’aise. Le but est qu’il soit facilement accessible pour le mettre à jour rapidement. Si vous voulez profiter de votre trajet en train ou en métro, privilégiez par exemple le carnet ou l’application.
Attention, c’est votre journal de bord. Ne le laissez pas traîner ou sécurisez le document s’il est sous informatique, surtout si vous y ajoutez des commentaires.
Qu’allez-vous noter ?
Tout ce qui vous permettra de vous aider dans votre travail et dans votre organisation future. On peut démarrer par la date du jour (ex : 2 juillet 2016), contact, (la personne qui vous a fait une demande), la demande (ex : organiser un séminaire ; noter les éléments fournis en entretien), les notes personnelles et les décisions (demande finie ou pas). Colorer les demandes qui sont terminées, par exemple.
Au début, vous allez être très assidu. Votre journal de bord va se remplir rapidement. Au fur et à charge, vous allez vous essoufflé, il sera mis de côté. Surtout tenez bon !
Attention, votre journal de bord n’est pas une copie de votre to do list.
Les atouts d’un journal de bord
Vous allez noter tous les axes positifs ou négatifs de vos tâches ou de vos actions. A ce titre, le journal de bord doit rester confidentiel.
Il fait ressortir votre valeur ajoutée. C’est un moyen ensuite de la valoriser auprès de votre manager.
En créant des catégories, vous pouvez facilement faire vos propres statistiques : par exemple, sur un mois, j’ai commandé 10 billets d’avion pour la même personne. Est-ce vraiment une valeur ajoutée ou serait-il temps qu’elle commande elle-même ses billets pour me laisser du temps pour faire autre chose ?
Vous avez en main tous les éléments pour une bonne préparation à votre entretien annuel. Vous vous y préparez, vous avez les arguments, preuves à l’appui. En prenant du recul, quelques mois plus tard, vous voyez ce qui a fonctionné ou pas.
Vous préparez un évènement tous les ans, c’est votre « bible ». Vous y consignez tous les mauvais/bons fournisseurs, les idées d’animation intéressantes, le délai pour l’imprimeur… et l’année suivante, vous retrouverez les éléments et perdrez moins de temps à tout organiser.
Vous quittez l’entreprise ? Transmettez votre journal de bord à votre collègue (en enlevant si possible toutes les appréciations personnelles). Quel gain de temps pour elle ! Et vous, quel professionnalisme !
Pour conclure, remplir un journal de bord peut paraître fastidieux, mais essayez de vous y tenir. Sur le long terme, vous y gagnerez en temps et en confiance en soi.
Cette semaine sur Activ'Assistante, c'est un peu différent. Ce n'est pas tout à fait un bon plan, mais plus des conseils pour ceux et celles qui souhaitent accueillir un(e) stagiaire BTS AM l'année prochaine dans leur service.
PS : si vous vous appelez Mériam P, que vous avez passé le BTS AM et que vous n'avez pas eu 20, je n'y suis pour rien ! Mauvaise coïncidence
Me voilà sur les bancs du lycée… aussi stressée que les élèves…
Comme l’année dernière, j’ai eu la chance d’être, la semaine dernière, jury d’examen de BTS Assistant de Manager (E6) en tant que professionnel. Voici mon retour d’expérience et mes conseils pour mieux appréhender cet examen.
C’est toujours un moment intense quand on va juger ces jeunes qui travaillent sur leur projet depuis deux ans. Certains sont en alternance, ils jonglent entre cours et travail, d’autres ont pris des prêts étudiants pour payer leur école. Alors mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre examen.
Voici quelques conseils que le jury vous remerciera d’avoir adopté et qui vous fera gagner des points (ou ne pas en perdre) à coup sûr :
Souriez !
Oui, vous avez le stress, oui votre avenir se joue, oui votre train avait du retard… mais montrez que vous êtes heureux d’être là.
Déroulé de l’épreuve
Vous connaissez l’épreuve, vous savez comment elle va se dérouler, vous l’avez répété. Demandez à votre tuteur de vous faire réviser si vous avez des doutes.
Présentation de l’entreprise qui vous a accueilli lors de votre stage (ou de votre alternance)
Ce n’est peut-être pas l’entreprise dont vous rêviez, mais elle a accepté de vous prendre en stage (ou en alternance), soyez-en reconnaissant. Alors quand vous faites votre présentation au jury, ayez des étoiles dans les yeux. Même si l’entreprise vend des clés à molette (rien de glamour, c’est vrai), ce n’est pas grave : on s’intéresse à l’activité, on pose des questions à son tuteur, on comprend pourquoi la clé de 20 tourne mieux que la clé de 30, on explique le pic de chiffre d’affaires de 2015 (gros contrat ?). Vous avez fait un PowerPoint, excellent. Assurez-vous que vous maîtrisez la temporisation, que les fautes d’orthographe ont disparu (Chiffre d’affaires prend un S !).
Actions professionnelles
Le jury va sélectionner une action sur les 5 que vous présentez. Préparez vos documents. Expliquez le contexte de l’action, les objectifs et comment vous avez réussi à les atteindre ou pourquoi vous n’avez pas pu les atteindre. Le but est de voir votre cheminement dans l’action.
Vous avez géré les fournitures de l’entreprise : expliquer pourquoi vous avez mis en place un tableau de gestion. Vous aviez un budget : montrer vos tableaux comparatifs et comment vous avez négocié les prix. Vous avez fait des recherches internet : gardez les copies d’écran. Vous avez envoyé un mail à ce fournisseur américain : montrez-le. Le jury est au spectacle, il veut être épaté par votre autonomie, par votre force de proposition, par votre enthousiasme à accomplir votre action. N’oubliez pas de conclure : « j’ai réussi à faire gagner 2 000 euros en 6 mois à l’entreprise en mettant en place ce système ».
Epreuve informatique
D’après votre livret informatique, le jury va vous interroger sur une ou plusieurs compétences acquises en 2 ans. Assurez-vous que les fichiers/exercices soient sur votre clé USB. Même si vous n’avez pas utilisé Excel/Word pendant votre stage (ou en alternance), révisez, révisez et révisez (les formules, les pourcentages, les graphiques, les tableaux croisés dynamiques, publipostage …) Faites-vous aider par votre tuteur ou par votre professeur si vous n’avez pas compris. L’informatique, c’est comme la course à pied. Au début, c’est difficile. Plus on pratique et plus cela devient facile et automatique.
Bonnes vacances à tous ! Dans deux mois c’est la rentrée !!
Voici quelques idées pour recycler les touches d'un clavier, et en prime la boucle de ceinture souris.
Voici le 2ème épisode de mes bons plans sur Activ'Assistante. Bonne lecture.
En marge de mes activités d'assistanat quotidiennes, j'étais invitée hier à l'évènement organisé par la DGE (Direction Générale des Entreprises) sous direction du tourisme à la Cité de la Mode et du Design (les pieds dans l'eau).
J'ai particulièrement aimé le décor (effet palettes recyclées qui donnait un effet start-up) et les différents pôles de communication répartis dans l'espace.
Les intervenants étaient vraiment de qualité, surtout à la conférence à laquelle j'ai assistée : "entreprendre dans le tourisme"
Il a été abordé la création d'entreprise, mais aussi la reprise d'entreprise.
Rodolphe DELORD, Directeur du zoo de Beauval
Vrai self-made man. Il a repris la direction du zoo, mais c'est une vraie histoire de famille. C'est sa mère qui voulait faire un parc de préservation des oiseaux au départ. Son fils la rejoint, il a alors 16 ans et ne veut plus aller à l'école. Au fil des années, il va devenir soigneur, maçon, peintre... les études de marché ne donnent pas cher de ce parc (Saint Aignan pas vraiment glamour pour elles) et personne ne veut les financer. Ils décident de réinvestir chaque année leur bénéfice. Et voilà comment en une quinzaine d'années, ils sont passés de 2 à 500 ETP.
Leur "coup médiatique" avec l'arrivée des deux pandas de Chine va leur faire changer leur stratégie d'accueil : il passe de 600 000 visiteurs à plus d'un million. Va se développer alors l'hôtellerie au sein du parc.
Ce qui les démarque : être proche des animaux (par exemple parc des hippopotames)
Julien ROUTIL, Slo living hostel à Lyon
Nouveau concept de couchage entre auberge de jeunesse, boutique hôtel et chambre d'hôtes (très nordique comme déco), association de 3 personnes d'univers différents (voyage, architecture)
Il mise sur le service auprès de la clientèle en organisant par exemple des apéros-pétanques le long du Rhône pour ses clients. Les salariés doivent devenir les ambassadeurs de la ville.
Ce nouveau concept arrive à Paris dans le 20ème, il mise sur un espace de coworking en complément de l'hébergement.
Dans sa création, il a été aidé par la BPI.
Nathalie CARRE, du CCI, chargée de mission Entreprenariat
C'est la personne que l'on aime rencontrer quand on entreprend.
Pour elle, la détermination est essentielle quand on monte ou reprend un entreprise.
Un petit focus a été fait sur l'entreprenariat au féminin. Quand une femme entreprend, elle a parlé de "casse de contrat moral" avec les autres membres de la famille. J'aime beaucoup cette expression qui est tout à fait vrai. C'est implicite mais cette casse existe.
Elle a bien sûr parlé des études de marché, essentielles pour elle.
Elle s'est ensuite arrêtée quelques minutes sur l'importance d'être la "bonne personne" pour la reprise d'une entreprise : il faut que le courant passe entre le repreneur et le cédant. Sinon pour elle, c'est voué à l'échec. C'est d'autant plus important que les salariés sont en attente et qu'il faut les fédérer au projet.
Claude BANNWARTH, Tourism Academy
Partant du principe que si l'on veut s'ouvrir à l'international, il faut se former à accueillir une clientèle de tous pays. L'entreprise a donc mis en place un MOOC "Accueil France". Une présentation du MOOC a été faite succinctement : il rappelle les originalités de nombreux pays et permet de ne pas faire de faute d'accueil. Cela m'a semblé très ludique.
Le mot de la fin que j'ai bien sûr fait mien : "il faut arrêter de penser quand on entreprend, sinon on ne fait plus rien"
Il est temps de vous parler de ma collaboration avec le site Activ'Assistante qui m'a confié la rubrique "des bons plans de Flo, Votre Assistante Préférée !".
Voici le premier épisode. D'autres devraient suivre.
Evènement hier à La Défense organisé par la FFMAS
J'ai donc bravé la grève hier après-midi pour me rendre au COM'SQUARE (espace de salles de réunion à La Défense où la location d'une salle de 10 personnes est à 323 euros HT la 1/2 journée, oups c'est super cher !).
Première conférence sur les réseaux d'assistantes en entreprise Du coup, je suis arrivée un peu en retard. Elles (oui, parce qu'il n'y avait que des femmes !) étaient encore aux présentations, ouf. Intervention d'Aurélie Avril, assistante pour le Groupe Bel. Même présentation qu'au congrès. Elle a mis en place un réseau d'assistantes dans son entreprise et nous a expliquées comment elle l'avait fait. Redite pour moi qui avais déjà eu l'information en mars. Ce n'est pas grave, ça permet d'avoir des astuces pour créer un réseau... et pourquoi pas un réseau d'assistantes indépendantes (hé hé hé, qui me suit ?). On note toutes les bonnes solutions, ça peut servir un jour...
Deuxième conférence sur la transformation numérique et l'importance du digital dans les entreprises et l'adaptation des assistantes à ces nouveaux modes. Présentée par Jean-Michel Friscia (sur le chemin du Succès).
Pour nous les assistantes indépendantes, on est en plein dedans tous les jours : on a des sites internet, des blogs professionnels, des pages Facebook. On envoie des fichiers audio sur des Dropbox ou par we transfer. On stocke des données sur Google drive, on fait des Doodle. On utilise des tablettes pour des présentations. On fait des conférences avec Skype ou autres. Savoir "jongler" avec tout cela, c'est montré que l'on est compétente et que l'on sait s'adapter auprès de nos clients.
Dans les entreprises, c'est un peu différent. Le mécanisme est plus long. Certaines personnes sont plus réticentes que d'autres, par peur du changement. Car effectivement, c'est un changement de culture dans l'entreprise. Mettre en place un calendrier partagé de son manager au lieu de l'agenda papier, ça peut révolutionner des entreprises ! Tout dépend de la maturité digitale de l'organisation. On ne parle plus "d'organisation en silos" (le manager en haut et le reste en dessous et l'information monte et descend). Aujourd'hui, l'information est transverse et accessible à tous sur un intranet. Les chefs de projet ne sont plus forcément les responsables hiérarchiques des assistantes. Pour mettre en place ces modes de fonctionnement, il faut que l'entreprise est la VMV (Visibilité, Maturité, Volonté).
Alors pourquoi les assistantes n'auraient-elles pas un rôle à jouer dans ces transformations ?
http://www.surlechemindusucces.com/
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