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2 juillet 2016 6 02 /07 /juillet /2016 15:28

La méthode du Journal de bord (ou journal de suivi d’activité) est très utilisée en coaching par les entrepreneurs. Il leur permet de noter au fil des jours les actions faites, les décisions prises, les réflexions, les résultats positifs ou négatifs. C’est assez libérateur : mettre par écrit ce que l’on ressent permet de libérer son esprit. Vous pouvez oublier une information, vous savez que c’est écrit dans le journal de bord. Vous pouvez la retrouver lorsque vous en aurez besoin. Finalement, c’est un peu comme un journal intime.

 

Ce journal de bord est tout à fait transposable au métier d’assistante.

Pourquoi ? En écrivant très régulièrement, vous constituez une sorte de base de données, vous évitez de refaire les mêmes erreurs, vous prenez les bonnes décisions et donc, vous augmentez votre productivité.

 

Le choix du support

C’est comme vous le souhaitez : un carnet, un support informatique (Excel/Word), une application smartphone (notes, dictaphone) Choisissez le support avec lequel vous êtes le plus à l’aise. Le but est qu’il soit facilement accessible pour le mettre à jour rapidement. Si vous voulez profiter de votre trajet en train ou en métro, privilégiez par exemple le carnet ou l’application.

Attention, c’est votre journal de bord. Ne le laissez pas traîner ou sécurisez le document s’il est sous informatique, surtout si vous y ajoutez des commentaires.

 

Qu’allez-vous noter ?

Tout ce qui vous permettra de vous aider dans votre travail et dans votre organisation future. On peut démarrer par la date du jour (ex : 2 juillet 2016), contact, (la personne qui vous a fait une demande), la demande (ex : organiser un séminaire ; noter les éléments fournis en entretien), les notes personnelles et les décisions (demande finie ou pas). Colorer les demandes qui sont terminées, par exemple.

 

Au début, vous allez être très assidu. Votre journal de bord va se remplir rapidement. Au fur et à charge, vous allez vous essoufflé, il sera mis de côté. Surtout tenez bon !

Attention, votre journal de bord n’est pas une copie de votre to do list.

 

Les atouts d’un journal de bord

Vous allez noter tous les axes positifs ou négatifs de vos tâches ou de vos actions. A ce titre, le journal de bord doit rester confidentiel.

Il fait ressortir votre valeur ajoutée. C’est un moyen ensuite de la valoriser auprès de votre manager.

En créant des catégories, vous pouvez facilement faire vos propres statistiques : par exemple, sur un mois, j’ai commandé 10 billets d’avion pour la même personne. Est-ce vraiment une valeur ajoutée ou serait-il temps qu’elle commande elle-même ses billets pour me laisser du temps pour faire autre chose ?

 

Vous avez en main tous les éléments pour une bonne préparation à votre entretien annuel. Vous vous y préparez, vous avez les arguments, preuves à l’appui. En prenant du recul, quelques mois plus tard, vous voyez ce qui a fonctionné ou pas.

 

Vous préparez un évènement tous les ans, c’est votre « bible ». Vous y consignez tous les mauvais/bons fournisseurs, les idées d’animation intéressantes, le délai pour l’imprimeur… et l’année suivante, vous retrouverez les éléments et perdrez moins de temps à tout organiser.

 

Vous quittez l’entreprise ? Transmettez votre journal de bord à votre collègue (en enlevant si possible toutes les appréciations personnelles). Quel gain de temps pour elle ! Et vous, quel professionnalisme !

 

Pour conclure, remplir un journal de bord peut paraître fastidieux, mais essayez de vous y tenir. Sur le long terme, vous y gagnerez en temps et en confiance en soi.

 

 

JOURNAL DE BORD (OU JOURNAL DE SUIVI)

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Published by Florence
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