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14 novembre 2016 1 14 /11 /novembre /2016 09:40

Pour être en harmonie avec la semaine des métiers organisée par la FFMAS (du 14 novembre au 19 novembre), j’ai pensé que détailler quelques prestations proposées par les assistantes indépendantes pouvait être intéressant pour celles qui les ne connaissent pas bien ou qui voudraient débuter.

Je vais donc commencer par la (re)transcription audio/vidéo. Vous l’avez deviné, c’est mon domaine de prédilection. Je vais donc essayer d’être succincte.

Tout d’abord, qu’est-ce que la (re)transcription ? C’est tout simplement le passage d’un fichier audio/vidéo (mp3, wma, wav, mp4…) à un fichier texte (le plus souvent Word). Certains l’appellent aussi dictée vocale (1 seule personne dicte).

Que transcrire ?

Le choix est vaste : réunions, interviews, cours, formations en e-learning, conférences, tours de table, reportages, séminaires, examens médicaux, visites clients … Liste non exhaustive.

Quels sont les clients potentiels ?

Dirigeants, commerciaux, IRP, journalistes, professeurs, consultants, entreprises audiovisuelles, médecins, avocats, huissiers, chercheurs … La liste est longue.

A quoi servent les transcriptions ?

Courriers, audits,

Rapport de consultation, d’examens médicaux, de rendez-vous ;

Comptes-rendus de réunions sociales (Comité d’entreprise, CHSCT, CCE) ;

Comptes-rendus de conseil d’administration, d’assemblée générale ;

Support de cours, de vidéo, d’entretiens ;

Fiche de rendez-vous…

De quoi avez-vous besoin pour bien travailler ?

D’un fichier audio ou vidéo, me direz-vous. Oui, mais d’un fichier audio de qualité de préférence ! D’où l’importance de prendre en charge l’enregistrement soi-même quand c’est possible. Le nec plus ultra est d’assister à l’évènement, de prendre des notes (« qui dit quoi ») sur un ordinateur et de faire les enregistrements. Je dis bien « les » enregistrements : un principal et un de secours.

Qui dit enregistrement, dit dictaphones numériques. Ne lésinez pas sur le prix, il en va de la qualité d’enregistrement et d’écoute. Vous pouvez démarrer à deux dictaphones : bien pratique quand vous avez une réunion de 25 personnes. Vous pouvez les disposer aux deux bouts de la table. Ils couvrent ainsi la totalité des échanges.

Pour information, aujourd’hui je travaille avec 5 dictaphones. Pourquoi ? Il m’arrive d’avoir deux réunions le même jour. Cela me permet de prêter deux dictaphones au client pour lequel je ne peux pas intervenir. Je leur ai préparé un mode d’emploi très simple et ils s’en sortent bien.

Autre astuce : je change de pile à chaque nouvelle réunion et j’ai toujours avec moi un jeu de piles. On se fait avoir une fois, mais pas deux !

Astuce bis : 1 client sur 3 demande une copie des fichiers audio à la fin de la réunion. Pensez à prendre une clé USB !

Astuce bis bis : lors de grandes réunions, les participants ont souvent des ordinateurs et les prises électriques sont prises d’assaut. J’ai acheté une prise multiple que je laisse toujours dans ma sacoche.

D’autres clients ne souhaitent pas votre présence ou votre présence n’est pas nécessaire : ils préfèrent vous envoyer les fichiers par le biais de plateformes de transfert.

Bien, vous avez maintenant vos fichiers. Que faire ?

Selon les instructions de votre client, vous allez donc démarrer la transcription à partir de vos notes ou sur un support validé par votre client.

Il existe différentes types de transcription : mot à mot, révisée, synthèse, style direct ou indirect… Vous devez vous mettre d’accord avec votre client avant de démarrer. Le mieux est de récupérer une ancienne transcription (ou support).

Si vous avez déjà essayé de faire de la transcription, vous savez qu’il est quasiment impossible de le faire sans un logiciel adapté qui permet d’avancer ou de reculer une bande sonore facilement. Le plus utilisé est Express Scribe. Il est gratuit. Il fonctionne avec des touches rapides.

Il ne faut surtout pas oublier un bon casque : Un casque très sensible qui permet d’entendre la moindre conversation, même au fond d’une grande salle.

Certain(e)s s’équipent aussi de pédalier. Les commandes du lecteur audio sont commandées au pied.

Difficulté de la transcription

Taper ce que l’on entend peut paraître très simple, mais on ne se rend pas compte du nombre de mots que l’on peut dire dans une conversation de quelques minutes.

Les difficultés commencent quand :

·       le son est de mauvaise qualité ;

·       une personne près du dictaphone commence à tousser, à tourner les pages d’un document, à discuter avec son voisin ;

·       tout le monde parle en même temps et se coupe la parole ;

·       un intervenant commence ses phrases, mais ne les termine pas ;

·       un intervenant a un super accent ;

·       l’entreprise emploie que des acronymes ou mélange du français avec de l’anglais ;

·       un intervenant a une toute petite voix ;

·       le sujet est compliqué et fait référence à des personnages historiques dont vous n’avez jamais entendu parler, à des termes techniques niveaux ingénieurs ++ ou chirurgiens ++ ;

·       l’ordre du jour d’une réunion n’est pas respecté, les sujets sont complètement  mélangés.

Cette liste n’est pas exhaustive, bien sûr !

Faire une transcription prend beaucoup temps. C’est aussi une des raisons pour lesquelles les clients préfèrent en externaliser la rédaction. Il faut estimer qu’une heure audio correspond à 4 à 6 heures de travail (voir plus si le sujet est compliqué et nécessite de nombreuses recherches internet).

On me dit souvent « je ne comprends pas pourquoi tu n’utilises pas un logiciel de reconnaissance vocale, ça marche bien sur mon téléphone portable ». J’ai essayé, figurez-vous ! J’ai fait plusieurs tests avec Dragon Naturally Speaking. Le résultat ne m’a absolument pas convaincu.

Tarifs

La facturation se fait le plus souvent à la minute enregistrée. Certaines peuvent pratiquer des forfaits. On voit de tous les prix sur internet. Le prix moyen est de 2 euros/3 euros environ. Attention, au prix trop bas !

Qualités requises pour faire de la transcription

Bonne orthographe, bonne grammaire

Si possible bonne connaissance du monde de l’entreprise (cf. les réunions sociales), du milieu médical (Cf visites et consultations, examen), du milieu juridique.

Ne pas avoir d’obligation familiale le jour d’un déplacement (par expérience, les réunions débutent souvent à l’heure, mais finissent rarement aux heures prévues). Mon record : 8 heures – 23 heures : c’était un PSE avec de très lourdes négociations.

Obligation de neutralité (vous avez vos opinions, mais elles ne doivent pas apparaître lors d’un compte-rendu, ni même lors d’une séance de prise de notes).

Lancez-vous dans la transcription, je suis sûre que vous allez aimer.

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Published by Florence
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