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9 juin 2017 5 09 /06 /juin /2017 05:15

Cela fait un petit moment que je n'écris plus sur ce blog. Pourquoi ? Trop de publicités qui apparaissent sur les pages. 

Au fur et à mesure, j'ai transféré mes articles sur ma page Facebook dans l'attente de construire un nouveau blog. 

Je vous invite à la découvrir. 

https://www.facebook.com/votreassistantepreferee.VAP/

 

 

 

 

 

BLOG PROFESSIONNEL/PAGE FACEBOOK
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6 décembre 2016 2 06 /12 /décembre /2016 08:32

Il y a entrepreneuriat et intrapreneuriat. Bon, entrepreneuriat, on voit un peu de quoi il s'agit. Mais intrapreneuriat ?


L'intrapreneuriat permet aux salariés d'une entreprise de mener un projet innovant de bout en bout en leur sein tout en gardant leur statut. En résumé, un salarié peut devenir entrepreneur dans sa propre entreprise. Qui peut mieux que vous peut lancer des projets innovants pour votre entreprise.
Et donc, l'assistante a tout à fait sa place dans ce parcours.

 

Prenons un exemple tout à fait inventé (bon, à moitié en fait).
Florence est assistante dans une entreprise de climatisation. Son manager n'arrête pas de rappeler à l'équipe qu'il faut vendre des accessoires annexes.
A ces heures perdues, Florence est passionnée de décoration. C'est vrai que d'avoir bien chaud ou bien froid chez soi, c'est agréable, mais cette unité intérieure de climatisation dénote complètement dans la décoration des appartements.

 

Florence commence à réfléchir à une solution pour cacher ces horribles boitiers. Elle regarde un peu partout ce qui se fait.
Finalement, elle s'aperçoit qu'il est possible de coller des stickers sur les unités intérieures des climatisations. Tout comme, cela se fait sur les anciens frigidaires ou les machines à laver pour leur donner un coup de jeunesse.
Elle commence à monter un dossier : fournisseurs possibles, couleurs disponibles, coûts... Ce business annexe permettrait de gagner quelques clients qui au départ n'aimaient pas l'idée d'avoir ce truc en plastique dans leur salon.
Même mieux, le montage de ces stickers étant une opération délicate, une ou deux personnes pourraient être embauchées.

 

Bingo, Florence demande un entretien avec son manager et présente son projet innovant. Le but étant bien sûr, qu'il libère du temps à Florence pour mener à bien son projet et nommer son équipe pour poursuivre l'aventure.

Et vous, avez-vous des projets innovants pour votre entreprise ?

ENTREPRENEURIAT ET/OU INTRAPRENEURIAT
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16 novembre 2016 3 16 /11 /novembre /2016 12:38

Semaine des métiers organisée par la FFMAS (du 14 novembre au 19 novembre) oblige, je vais aborder les activités de gestion commerciale, et plus particulièrement celles d’une e-boutique.

J’ai eu la chance de travailler quelques mois avec un client sur sa gestion commerciale, et plus particulièrement sur l’animation de sa e-boutique. Je vais vous livrer mon retour d’expérience. Pour information, j’ai travaillé sur Prestashop.

La Fevad (la Fédération du e-commerce et de la vente à distance) évalue la croissance à 15% sur un an avec 17,4 milliards d'euros dépensés en ligne. Le marché est énorme, avec un mode de consommation en hausse, le m-commerce, à savoir l’achat de produits sur smartphone et tablette. Quand on regarde tous les chiffres affichés sur le e-commerce, ça donne le tournis et l’on comprend mieux que l’ouverture d’un e-boutique est devenue indispensable.

Pour ceux et celles qui seraient de Mars, la e-boutique est un espace de vente de produits sur internet. Les produits sont présentés comme dans une boutique (photo, prix, détail de fabrication, composition, couleur, taille disponible …).Vous mettez virtuellement votre achat dans un panier et vous payez. L’achat se fait sur internet sous différents formats (carte bancaire, Paypal, chèque cadeaux…). Au bout de quelques jours, vous recevez votre produit par un transporteur chez vous ou à l’endroit de votre choix.

Vous n’êtes plus limité dans votre choix à la petite boutique de quartier (qui dépanne bien, avouons-le). Votre choix est désormais mondial. La concurrence est donc plus féroce.
Le but de ces sites est de vous faire revenir régulièrement sur le site marchand et de vous faire craquer sous forme de newsletters, de promotions, de carte de fidélité… car il n’y a rien de plus volatile qu’un client.

A qui s’adresse la e-boutique ?
Je dirais qu’elle s’adresse à tous ceux qui veulent vendre sans trop de frais. Rappelons qu’il n’y a pas de frais d’investissement dans un pas de porte ou de loyer, juste un abonnement à un hébergeur.
Le plus gros investissement reste le stock et la place de stockage. Si votre client vend des perles, bon ça ne devrait pas trop poser de problèmes (quoi que !). Cela commence à se compliquer quand les produits sont plus grands et lourds.

Vos différentes actions sur la boutique en ligne

 

1 – Mettre les produits en ligne
C’est le plus gros du travail, car il faut les prendre en photo (sur toutes les coutures) et mettre le texte descriptif sans se tromper. Il va sans dire que les photos doivent être de qualité.
J’ai fait l’expérience de faire et de mettre des vidéos en ligne (crises de rire assurées lors du tournage !). Les clients adorent ça !

 

2 – Gérer les stocks
Vous devez regarder constamment si vos produits sont disponibles.
Normalement si la boutique est couplée à un ERP, le stock s’ajuste au fur et à mesure. En tant que cliente, je n’aime pas voir le mot « victime de son succès » quand j’ai flashé sur un article.

 

3 – Faire vivre le site
Vous pouvez faire des promotions, mettre en avant des produits, faire des packs… Proposer du cross selling : vous savez la fameuse petite phrase « Les clients ayant acheté cet article ont également acheté »

 

4 – Statistiques
A surveillé de près tous les jours : vous avez le nombre de paniers abandonnés, les super bonnes clientes, les produits star !

 

5 – Mise en place des messages Clients
« Merci pour votre commande », « Votre commande est partie ce jour par notre transporteur xx, n°xxxxxx ». C’est un peu long à faire et c’est bien d’être un peu original, surtout si les produits sont un peu tendance.

 

6 – Gérer les paiements clients
Comment faire comprendre à un client qu’il y a des frais supplémentaires avec Paypal et que l’argent ne va pas dans la poche du site ? Pas facile…

 

7 – Gestion des retours/Gestion des avoirs
Vous serez en charge des retours (pas la bonne taille, problème de transport, pas assez rouge…).

 

8 – Gérer les envois et les transporteurs
C’est sûr, vous avez dit à la cliente « notre transporteur livrera demain matin avant 10 heures ». Vous êtes sûre qu’à 10h10 s’il n’est pas passé, elle appelle et vous rappelle bien qu’elle a payé 10 euros de frais pour une livraison rapide.
Bon, faut juste travailler avec des transporteurs fiables…

 

9 – Newsletters, mail de promotion, carte de fidélité
C’est là que les talents de la secrétaire « pro des mailings » font leur entrée.

 

10 – Gérer les commentaires du Livre d’Or
Finalement, peu de personnes prennent du temps pour répondre aux enquêtes de satisfaction (en bon comme en mauvais d’ailleurs).

 

11 – Toujours améliorer les référencements du site.

 

12 – Faire des inventaires réguliers
Quelques fois avec les retours, il y a des petits écarts (expérience vécue !)

 

13 - Quand le site fonctionne bien, pourquoi ne pas souffler l’idée d’une application ?

 

Je confirme : une journée passée à travailler sur une e-boutique est très prenante. J'ai adoré. Je suis prête à recommencer. Je pense qu'il faut aussi aimé les produits qui sont vendus, j'ai eu la chance de travailler pour des bijoux.

FFMAS - SEMAINE DES METIERS DU SECRETARIAT ET DE L'ASSISTANAT - GERER UNE E-BOUTIQUE
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15 novembre 2016 2 15 /11 /novembre /2016 20:01

Aujourd’hui, profitant de la semaine des métiers organisée par la FFMAS (du 14 novembre au 19 novembre), je vais vous détailler la permanence téléphonique.
C’est une activité que je ne pratique pas, mais à mes débuts, je m’y étais intéressée.

 

Permanence téléphonique chez soi
Avec un logiciel adapté, un téléphone IP, il est possible de faire de la permanence téléphonique chez soi. Par le passé, je m’étais intéressée aux produits proposés par Teambox. Une offre spéciale télésecrétaire avait été déployée. Je ne les connais pas plus que ça, mais c’est une piste pour celles qui souhaiteraient se lancer. Finalement, installer un standard chez soi semble plutôt simple moyennant finances, bien sûr, avec des services assez complets à proposer à ses clients.

 

A qui s’adresse cette prestation ?
Parlons des clients. Qui sont-ils ? Et pourquoi souhaitent-ils externaliser leurs appels ?
On connait tous l’assistante de notre médecin qui nous donne les rendez-vous. Mais avez-vous déjà pensé qu’elle pouvait être à des centaines de kilomètres de lui ? Eh oui, magie de l’externalisation et de la technique.
L’assistante indépendante peut gérer de chez elle plusieurs lignes dédiées, c’est-à-dire plusieurs clients à la fois. Chaque appel est dirigé vers un n° dédié. Au décroché, l’assistante fait un accueil personnalisé « Cabinet de Maître Durand, bonjour ! ».

J’ai repéré trois groupes de clients :
Les professions libérales du juridique (avocats, huissiers, notaires…)
Les professions libérales du médical (médecins, infirmières …)
Les entreprises, PME, TPE, artisans

Pour tous ces clients, le but premier est de se dégager du temps pour leur cœur de métier : ne pas être dérangé lors de consultations, ne pas perdre de clients.

C’est psychologique : devant un répondeur, on ne laisse pas de message, ou peu. Mais quand on a quelqu’un au téléphone, on a l’impression qu’une partie de nos soucis a déjà été pris en charge, et ce même si la personne vous dit « J’ai noté votre message. Je lui transmets ».

Prestations proposées

Hormis, l’accueil téléphonique (personnalisé ou non), d’autres prestations annexes peuvent être cumulées :

 

Accueil téléphonique avec gestion d’agenda
Vous partagez un agenda avec votre client. Il vous donne ses directives (par exemple : 1 patient/client toutes les 20 minutes, 1 plage horaire pour prendre les urgences…)
Vous saisissez les rendez-vous sur l’agenda en ligne directement. Votre client voit de son côté la charge de travail qui augmente et peut faire des corrections.

 

Prise d’appel avec envoi de message/filtrage des appels
Votre client vous a demandé de lui envoyer, par SMS ou par mail, tous ses messages.

 

Gestions des appels SAV, Hot line/Service client
Votre client est une PME/TPE. Il n’a pas la capacité à absorber tous les appels clients (pas assez de personnel, pas assez de temps). Il vous charge donc de répondre à ses clients selon des instructions bien précises. Attention, ce sont souvent des clients mécontents. Il faut donc savoir gérer ces appels qui nécessitent une certaine diplomatie et une GRANDE capacité d’écoute et d’empathie. Avec une bonne formation technique, vous pourrez même dépanner des produits !

 

Etendre les heures d’ouverture
Votre client a déjà un standard qui est ouvert aux heures de l’entreprise. Il souhaite élargir les heures d’ouverture sans pour autant embaucher une personne. A partir de 18 heures, par exemple, tous les appels basculent sur votre ligne. C’est pratique quand un client travaille à l’international (décalage horaire). Attention, l’accueil et la prise de message seront en anglais, c’est obligatoire !

Certaines entreprises ont aussi décidé d’être ouvertes 24 heures, 7 jours sur 7 (week-end et jours fériés) ou elles ont tout simplement décidé d’externaliser les astreintes.

 

Gestion des débordements d’appels
Votre client ne peut plus répondre à tous ses appels (gestion de crise par exemple). Il a la possibilité ainsi d’orienter une partie de ses appels vers votre standard afin de soulager ses propres équipes.

 

Accueil ponctuel
Votre client part en vacances ou l’opératrice de votre client est absente. Il peut donc renvoyer sa ligne chez vous.

 

Webcall back
C’est un bouton qui apparaît sur les sites internet marchands. Le client désireux d’avoir un renseignement précis clique sur un bouton. Il a ainsi la certitude que quelqu’un va le rappeler sous 2 heures (par exemple).

 

Difficultés de la permanence téléphonique
La première difficulté peut être technique : maîtriser le logiciel de votre fournisseur de matériel afin de pouvoir intégrer rapidement des clients ou au contraire les enlever semble être un impératif. Certains clients voudront de la musique, d’autres pas. Certains voudront un répondeur, d’autres pas. Il faut savoir mettre en place toutes ces services rapidement.

Si vous êtes seule à gérer votre permanence, cela veut dire qu’il n’est plus possible pour vous de bouger aux horaires d’ouvertures. Vous êtes « coincé » chez vous.
Les difficultés vont commencer quand vous aurez envie de partir en vacances ou si vous avez besoin d’aller à un rendez-vous (prospection de nouveaux clients par exemple). Vous serez obligé de travailler avec un binôme (autre personne qui fait aussi de la permanence téléphonique ou une personne qui vient prendre les appels chez vous).

Les clients veulent un décroché rapide. Difficile de ne paniquer pas quand tout le monde appelle en même temps.

 

Qualités requises
Avoir déjà fait du standard téléphonique me paraît être indispensable. Des automatismes ont été acquis : sourire, phrases clés pour désamorcer un conflit, patience …

Si vous travaillez avec un médecin, quelques notions sur sa spécialité sont obligatoires, sinon comment juger l’urgence pour un patient ?

 

Tarifs
Je ne sais pas trop combien sont facturés les appels et les services complémentaires. Comme pour la transcription audio, il doit y avoir des prestations à tous les prix. J’ai vu des prix à 1 euro l’appel ou des forfaits au mois à une vingtaine d’euros. Ce qui me paraît être assez bas.

Avant de fixer un prix, mieux vaut donc se renseigner sur les flux à recevoir et peut-être revoir le prix en cours de route, si nécessaire.

 

Voilà pour la permanence téléphonique. Si vous souhaitez vous installer, prévoir un petit budget car l’investissement reste important. Je n’ai parlé ici que des appels entrants. Je vous parlerai plus tard des appels sortants.

 

Vous pouvez aussi travailler avec des sociétés de homeshoring : elles fournissent le matériel et vous confient des missions (pas de clients à chercher). Soyez prudente sur les tarifs pratiqués et les conditions d’exécution des missions (nombre minimum d’appels à prendre par jour par exemple).

FFMAS - SEMAINE DES METIERS DU SECRETARIAT ET DE L'ASSISTANAT - PERMANENCE TELEPHONIQUE
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14 novembre 2016 1 14 /11 /novembre /2016 09:40

Pour être en harmonie avec la semaine des métiers organisée par la FFMAS (du 14 novembre au 19 novembre), j’ai pensé que détailler quelques prestations proposées par les assistantes indépendantes pouvait être intéressant pour celles qui les ne connaissent pas bien ou qui voudraient débuter.

Je vais donc commencer par la (re)transcription audio/vidéo. Vous l’avez deviné, c’est mon domaine de prédilection. Je vais donc essayer d’être succincte.

Tout d’abord, qu’est-ce que la (re)transcription ? C’est tout simplement le passage d’un fichier audio/vidéo (mp3, wma, wav, mp4…) à un fichier texte (le plus souvent Word). Certains l’appellent aussi dictée vocale (1 seule personne dicte).

Que transcrire ?

Le choix est vaste : réunions, interviews, cours, formations en e-learning, conférences, tours de table, reportages, séminaires, examens médicaux, visites clients … Liste non exhaustive.

Quels sont les clients potentiels ?

Dirigeants, commerciaux, IRP, journalistes, professeurs, consultants, entreprises audiovisuelles, médecins, avocats, huissiers, chercheurs … La liste est longue.

A quoi servent les transcriptions ?

Courriers, audits,

Rapport de consultation, d’examens médicaux, de rendez-vous ;

Comptes-rendus de réunions sociales (Comité d’entreprise, CHSCT, CCE) ;

Comptes-rendus de conseil d’administration, d’assemblée générale ;

Support de cours, de vidéo, d’entretiens ;

Fiche de rendez-vous…

De quoi avez-vous besoin pour bien travailler ?

D’un fichier audio ou vidéo, me direz-vous. Oui, mais d’un fichier audio de qualité de préférence ! D’où l’importance de prendre en charge l’enregistrement soi-même quand c’est possible. Le nec plus ultra est d’assister à l’évènement, de prendre des notes (« qui dit quoi ») sur un ordinateur et de faire les enregistrements. Je dis bien « les » enregistrements : un principal et un de secours.

Qui dit enregistrement, dit dictaphones numériques. Ne lésinez pas sur le prix, il en va de la qualité d’enregistrement et d’écoute. Vous pouvez démarrer à deux dictaphones : bien pratique quand vous avez une réunion de 25 personnes. Vous pouvez les disposer aux deux bouts de la table. Ils couvrent ainsi la totalité des échanges.

Pour information, aujourd’hui je travaille avec 5 dictaphones. Pourquoi ? Il m’arrive d’avoir deux réunions le même jour. Cela me permet de prêter deux dictaphones au client pour lequel je ne peux pas intervenir. Je leur ai préparé un mode d’emploi très simple et ils s’en sortent bien.

Autre astuce : je change de pile à chaque nouvelle réunion et j’ai toujours avec moi un jeu de piles. On se fait avoir une fois, mais pas deux !

Astuce bis : 1 client sur 3 demande une copie des fichiers audio à la fin de la réunion. Pensez à prendre une clé USB !

Astuce bis bis : lors de grandes réunions, les participants ont souvent des ordinateurs et les prises électriques sont prises d’assaut. J’ai acheté une prise multiple que je laisse toujours dans ma sacoche.

D’autres clients ne souhaitent pas votre présence ou votre présence n’est pas nécessaire : ils préfèrent vous envoyer les fichiers par le biais de plateformes de transfert.

Bien, vous avez maintenant vos fichiers. Que faire ?

Selon les instructions de votre client, vous allez donc démarrer la transcription à partir de vos notes ou sur un support validé par votre client.

Il existe différentes types de transcription : mot à mot, révisée, synthèse, style direct ou indirect… Vous devez vous mettre d’accord avec votre client avant de démarrer. Le mieux est de récupérer une ancienne transcription (ou support).

Si vous avez déjà essayé de faire de la transcription, vous savez qu’il est quasiment impossible de le faire sans un logiciel adapté qui permet d’avancer ou de reculer une bande sonore facilement. Le plus utilisé est Express Scribe. Il est gratuit. Il fonctionne avec des touches rapides.

Il ne faut surtout pas oublier un bon casque : Un casque très sensible qui permet d’entendre la moindre conversation, même au fond d’une grande salle.

Certain(e)s s’équipent aussi de pédalier. Les commandes du lecteur audio sont commandées au pied.

Difficulté de la transcription

Taper ce que l’on entend peut paraître très simple, mais on ne se rend pas compte du nombre de mots que l’on peut dire dans une conversation de quelques minutes.

Les difficultés commencent quand :

·       le son est de mauvaise qualité ;

·       une personne près du dictaphone commence à tousser, à tourner les pages d’un document, à discuter avec son voisin ;

·       tout le monde parle en même temps et se coupe la parole ;

·       un intervenant commence ses phrases, mais ne les termine pas ;

·       un intervenant a un super accent ;

·       l’entreprise emploie que des acronymes ou mélange du français avec de l’anglais ;

·       un intervenant a une toute petite voix ;

·       le sujet est compliqué et fait référence à des personnages historiques dont vous n’avez jamais entendu parler, à des termes techniques niveaux ingénieurs ++ ou chirurgiens ++ ;

·       l’ordre du jour d’une réunion n’est pas respecté, les sujets sont complètement  mélangés.

Cette liste n’est pas exhaustive, bien sûr !

Faire une transcription prend beaucoup temps. C’est aussi une des raisons pour lesquelles les clients préfèrent en externaliser la rédaction. Il faut estimer qu’une heure audio correspond à 4 à 6 heures de travail (voir plus si le sujet est compliqué et nécessite de nombreuses recherches internet).

On me dit souvent « je ne comprends pas pourquoi tu n’utilises pas un logiciel de reconnaissance vocale, ça marche bien sur mon téléphone portable ». J’ai essayé, figurez-vous ! J’ai fait plusieurs tests avec Dragon Naturally Speaking. Le résultat ne m’a absolument pas convaincu.

Tarifs

La facturation se fait le plus souvent à la minute enregistrée. Certaines peuvent pratiquer des forfaits. On voit de tous les prix sur internet. Le prix moyen est de 2 euros/3 euros environ. Attention, au prix trop bas !

Qualités requises pour faire de la transcription

Bonne orthographe, bonne grammaire

Si possible bonne connaissance du monde de l’entreprise (cf. les réunions sociales), du milieu médical (Cf visites et consultations, examen), du milieu juridique.

Ne pas avoir d’obligation familiale le jour d’un déplacement (par expérience, les réunions débutent souvent à l’heure, mais finissent rarement aux heures prévues). Mon record : 8 heures – 23 heures : c’était un PSE avec de très lourdes négociations.

Obligation de neutralité (vous avez vos opinions, mais elles ne doivent pas apparaître lors d’un compte-rendu, ni même lors d’une séance de prise de notes).

Lancez-vous dans la transcription, je suis sûre que vous allez aimer.

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1 septembre 2016 4 01 /09 /septembre /2016 11:50

La saga du mois d’août est terminée.

J’espère qu’elle vous a permis d’avancer sur votre projet de devenir assistante indépendante. Merci à celles et ceux qui ont suivi attentivement ces posts et qui les ont partagés ou qui ont réagi.

C’est certain, vous allez avoir des hauts et des bas dans votre motivation. Mais si c’est votre plus grande envie, rien ne pourra vous faire changer de trajectoire.

Eloignez-vous de tous ceux qui vous diront :


« Ah, tu démarres une entreprise, mais vu la situation économique actuelle, tu n’as pas peur ? » Non, même pas peur ! Car de toute façon, il n’y aura jamais de bon moment.

« Ah, assistante indépendante ? Mais ce n’est pas une entreprise alors ! », Si Monsieur (ou Madame), on a un SIRET, on paye des cotisations et des impôts, on a un suivi comptable comme toutes les entreprises.

« Ah, c’est bien, tu vas être chez toi. Tu vas pouvoir t’organiser ». Oui, mais pas pour faire les lessives ou les courses ! Le temps récupéré en transport et en déplacement, je vais m’en servir pour faire un beau mailing !

« Ah assistante indépendante, c’est un nouveau métier ? » Perdu ! L’assistanat est reconnu d’utilité publique par les managers ! L’assistante indépendante a les mêmes qualités et les mêmes fonctions qu’une assistante salariée. Seul changement, elle est entrepreneure. La vision change, mais le métier est identique.

« Tiens, tu devrais faire assistante indépendante ! ». Non ! On ne devient pas assistante indépendante parce que l’on ne sait pas quoi faire d’autre. Il faut une certaine expérience dans un travail salarié pour pouvoir prétendre à s’installer en tant qu’indépendante. Et encore, vous l’avez vu, tout est à apprendre.

Vous l’avez compris, détermination, confiance en soi et surtout PLAISIR… Prenez du plaisir dans votre projet d’installation. Quand on est prêt à démarrer, ce n'est que du bonheur.

REFLEXIONS AVANT DE DEVENIR ASSISTANTE INDEPENDANTE (FIN)
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31 août 2016 3 31 /08 /août /2016 08:08

Saga du mois d'août - Quelques réflexions avant de devenir assistante indépendante

Réflexion n° 20 : Assistante indépendante ou secrétaire indépendante ?

Toujours le même débat entre l’utilisation du mot « assistante » et « secrétaire »… ...
Je me suis amusée à faire la liste non exhaustive des appellations que l’on retrouve sur le net. Il y a du choix.

Assistante indépendante
Secrétaire indépendante
Télésecrétaire
Télésecrétariat
Assistante de direction indépendante
Assistante administrative et commerciale indépendante
Assistante freelance
Secrétaire freelance
Téléassistante
Assistante personnelle
Secrétaire personnelle
Service de secrétariat général
Assistante virtuelle
Assistante de Direction externalisée
Assistante administrative des professionnels (indépendante)
Assistante sur mesure
Assistante de gestion
Secrétaire indépendante à domicile
Secrétaire à la carte
Secrétariat à distance
Secrétaire à distance
Assistante externalisée à la carte
Secrétaire externalisée
Secrétaire libérale
Assistante à domicile
Secrétaire indépendante à domicile
Assistante de direction à temps partagé

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30 août 2016 2 30 /08 /août /2016 16:13

Saga du mois d'août - Quelques réflexions avant de devenir assistante indépendante

Réflexion n° 19 : Les clients !

Je dirais que c’est là que vos qualités d’assistante indépendante et d’entrepreneur vont entrer en jeu :

Adaptabilité : vous allez constamment adapter votre offre par rapport à la demande de vos clients.

Négociatrice : vous allez être « toujours » trop cher. Ayez les bons arguments pour répondre et justifier votre prix.

Disponibilité : pour votre client, il est tout seul. Pour lui, annuler un rendez-vous au dernier moment ne lui pose aucun souci. Pour vous, c’est plutôt compliqué quand il faut en gérer plusieurs. La diplomatie s’acquiert au fil du temps.

Savoir-faire : montrez à votre client que vous avez de l’expérience dans le domaine du secrétariat, mais avouez quand vous ne savez pas faire. Chacun a ses limites et cela ne sert à rien de mentir juste pour avoir un nouveau contrat.

Savoir-être : certaines informations confiées par vos clients sont confidentielles, sachez les respecter.
C’est avant tout un client et non un collègue de travail. Certaines attitudes sont à proscrire.

Organisée : si vous n’êtes pas organisé, comment le vendre à votre client ?

Etre force de proposition : vous pouvez proposer des améliorations dans la gestion administrative du quotidien de votre client, mais n’oubliez pas que c’est son entreprise.

Polyvalente : Chaque client est unique avec un univers différent : un jour vous allez gérer des commandes avec la Chine et demain, vous allez répondre à un appel d’offres pour des luminaires.
Vous serez aussi amené à faire des tâches que vous n’aimez pas faire (par exemple : faire de la prospection téléphonique quand vous détestez le faire pour vous).

Tout au long de votre parcours, vous allez perdre des clients (pour différentes raisons qui ne sont pas forcément de votre fait). C’est la vie d’une entreprise. C’est pour cela qu’il est toujours important de se faire connaître.
Le bouche-à-oreille fonctionne aussi très bien.

Pour finir, j’aborderai le difficile « savoir dire non à un client ». La position est compliquée, surtout au démarrage. Cela demande du courage et de l’honnêteté, mais avant tout, il faut pouvoir le justifier auprès du client (de manière très diplomate, bien sûr) et lui proposer une solution alternative.

Pour des raisons économiques : « Non », on ne peut pas baisser le prix parce que l'on doit payer son loyer à la fin du mois et ses cotisations.

Pour des raisons de respect des autres clients : « Non » on n’est pas disponible demain à 15 heures parce que l’on a un autre client, qui est tout aussi important que lui.

Pour des raisons de temps : « Non » on ne pourra pas livrer demain une transcription de 6 heures.

Pour des raisons de compétences : « Non » je ne sais pas faire dans l’immédiat ...

Pour des raisons éthiques : « Non » vous ne voulez pas travailler avec un client qui fait fabriquer ses chaussures par des enfants.

REFLEXIONS AVANT DE DEVENIR ASSISTANTE INDEPENDANTE N°19
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29 août 2016 1 29 /08 /août /2016 07:46

Saga du mois d'août - Quelques réflexions avant de devenir assistante indépendante

Réflexion n° 18 : Veille métier

Le métier de l’assistanat bouge énormément, celui d’assistante indépendante va évoluer dans les prochaines années. Il est important d’avoir une veille constante sur son métier (et ses périphériques) et de se former.

Participez à des salons, des conférences, des ateliers. Adhérez à la FFMAS (Fédération Française des Métiers de l’Assistanat du Secrétariat), une référence dans le métier.
Abonnez-vous aux newsletters de magazines dédiées(Activ'Assistante par exemple).
Suivez attentivement certains blogs professionnels ou pages Facebook.

En tant qu’entrepreneur, vous cotisez pour un fonds de formation (pour moi, c’est le FIFPL) et vous avez donc droit à des prises en charge pour vous former. Les démarches sont longues, mais il serait dommage de ne pas en profiter.

REFLEXIONS AVANT DE DEVENIR ASSISTANTE INDEPENDANTE N°18
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29 août 2016 1 29 /08 /août /2016 07:44

Saga du mois d'août - Quelques réflexions avant de devenir assistante indépendante

Réflexion n° 17 : Racheter une clientèle à une assistante indépendante qui souhaite arrêter

Cette possibilité n’existe pas encore (J'ai vu malgré tout la toute première annonce sur un site dernièrement, mais globalement il n'y a pas assez de recul sur le métier) mais pourquoi pas ? Des assistantes indépendantes vont partir à la retraite d’ici quelques années. D’autres vont arrêter leur activité pour d’autres raisons. Qu’en est-il de leur clientèle ? A l’instar de certaines professions libérales, pourquoi ne pas la racheter et ainsi profiter d’une clientèle toute conquise, source de chiffre d'affaires ?

REFLEXIONS AVANT DE DEVENIR ASSISTANTE INDEPENDANTE N°17
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